Simplifier les flux de travail et améliorer l’efficacité des applications

HCLTech s'associe à une grande institution financière pour moderniser leur application de collecte de fonds

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Vue d'ensemble

Notre client collabore avec un large éventail de partenaires pour créer des occasions et mobiliser des investissements du secteur privé afin d’atteindre leur objectif d’éradiquer la pauvreté et de stimuler les économies dans les pays moins développés et en développement. La mobilisation des fonds pour les différentes activités se fait par un processus de collecte de fonds que HCLTech a aidé à moderniser.

Le défi

Flux de travail complexe et processus inefficace

Le processus de collecte de fonds existant du client nécessitait deux applications différentes pour recueillir des renseignements auprès des partenaires sur leurs intérêts de financement, leurs domaines d’activité, le montant investi et les dates prévues pour l’investissement, créant ainsi un flux de travail compliqué entre les applications pour obtenir l’approbation interne afin que le partenaire puisse commencer à travailler. De plus, la navigation difficile et l’interaction inefficace avec les applications rendaient le processus complexe.

L'objectif

Processus de collecte de fonds sans faille

L'objectif du client était d'enregistrer les détails opérationnels, financiers et administratifs substantiels pour un effort de collecte de fonds spécifique avec un partenaire.

Les principales composantes de l’application comprennent :

Suivre l’ensemble du cycle de vie du processus de collecte de fonds, de l’initiation à l’achèvement
Maintenir l’état de l’effort de collecte de fonds à mesure qu’il progresse dans le processus standard, en commençant par une proposition, la création d’un nouveau compte pour le partenaire et un accord administratif ou un avenant à un accord existant

Simplifier les flux de travail et améliorer l’efficacité des applications

La solution

Modernisation de l’application de collecte de fonds

La solution était axée sur la surveillance du processus de lancement de la collecte de fonds afin de gérer efficacement les autorisations et les approbations tout en assurant l’application des politiques et des contrôles.

Fonctionnalités de l’application

Les multiples applications ont été remplacées par une application de collecte de fonds mise à jour afin de soutenir le processus d’affaires actualisé.

L’équipe de collecte de fonds crée un dossier pour chaque partenaire afin d’obtenir leurs renseignements. Un partenaire est ajouté dans le système après l’évaluation de sa stabilité financière et réputationnelle et une analyse des conflits d’intérêts.
L’application recueille les renseignements pertinents (portée géographique, secteurs d’activité, détails du fonds fiduciaire, détails de l’entente, projets à financer) sur les partenaires et leurs domaines d’intérêt pour le financement.
Les différents types d’instruments de collecte de fonds sont indiqués, ce qui aboutit à la création d’une entente d’investissement ou administrative.
Un flux de travail est activé pour le processus d’approbation.
Des notifications par courriel sont envoyées à partir de l’application pour aviser l’équipe de collecte de fonds de l’étape actuelle et des mesures à prendre.
Après avoir terminé le processus d’approbation de la collecte de fonds, le dossier est prêt à être partagé avec les applications en aval afin d’initier une entente avec les partenaires et de créer les comptes correspondants.
La transaction est terminée lorsque les intérêts du partenaire sont pris en compte, un compte est créé (au besoin), et une entente est signée entre le partenaire et l’équipe de collecte de fonds.
Le partenaire accepte de financer son compte et de distribuer les fonds à divers projets à travers le monde.

Faits saillants de l’engagement de HCLTech

Travail à travers divers sprints lors du développement de l’application de collecte de fonds. Les exigences commerciales ont été recueillies auprès des utilisateurs d’affaires à différentes étapes du processus de collecte de fonds.
Une compréhension claire des applications en aval afin de présenter le mouvement des fonds allant de la contribution à la distribution.
Le processus d’affaires engagé dans l’entente entre notre partenaire et l’équipe de collecte de fonds pour les services d’investissement et de conseil a été analysé.
Effectué des tests d’acceptation utilisateur de bout en bout avec les validations intégrées entre les applications autour de l’enregistrement initial.
Préparé le guide utilisateur et présenté l’utilisabilité de l’application à l’utilisateur.

L'impact

Un processus efficace et amélioré pour appuyer l’équipe de collecte de fonds

Permet à l’équipe de surveiller les données et les processus en aval qui y sont associés
Garde une trace du montant obtenu auprès des donateurs
Ajoute plus de valeur aux processus en aval
Efficace pour déterminer le nombre de donateurs qui financent les projets

Les collecteurs de fonds disposent maintenant d’un système efficace conçu pour recueillir des fonds et suivre leur cycle de vie, de la contribution à l’utilisation finale pour une cause précise, ce qui aide à réduire la pauvreté et stimuler l’économie d’un pays.